Microsoft Office Access
¿Qué es Microsoft Office Access?
* Microsoft Access es un sistema de gestión de bases de datos relacionales.
¿Para qué se utiliza?
* Para crear ficheros de bases de datos relacionales que pueden ser fácilmente gestionadas por una interfaz gráfica simple. Este programa permite manipular los datos en forma de tablas (formadas por filas y columnas), crear relaciones entre tablas, consultas, formularios para introducir datos e informes para presentar la información.
¿Qué es una tabla?
* Es una cuadrícula en la que se ingresa, campo por campo, toda la información necesaria en la base de datos que se va a realizar y con la cual se facilita tener toda la información a la mano.
¿Qué es un campo?
* Un campo es el espacio donde se ingresan los datos. Hay varios tipos de campos: numéricos, de fecha, etc.
¿Qué es un registro?
* Cada tabla se compone de campos y registros. En Access, cada título de cada columna de una tabla es un campo y cada fila de una tabla representa un registro que reúne la información de un elemento es decir que es el conjunto de información referida a una misma persona u objeto. Son una colección de datos descriptivos de los campos, que se relacionan uno a uno.
¿Qué es un formulario?
* Para Access, un formulario no es más que un formato de pantalla que se utiliza para mejorar la imagen de las tablas. Es una herramienta que te permite ingresar datos a la base de datos de forma más ágil.
¿Qué es un informe?
* Un informe es un conjunto de informaciones organizadas y formateadas basándose en las exigencias del usuario y consiste en extraer y presentar los datos bajo el formato de facturas, etiquetas, postales, listines telefónicos... Existe la posibilidad de diseñar informes que presenten las informaciones del modo que se desee gracias al uso de diversos elementos gráficos, de texto, de imágenes... Los informes son esenciales para organizar e imprimir los datos en un estilo profesional.
¿Qué es una consulta?
* Básicamente, una consulta (query) es una forma de buscar, encontrar y exhibir determinada información, extrayéndola del cúmulo de datos que almacena la base.
¿Cómo se crean las bases de datos?
Antes de proceder de crear una base son éstas las decisiones que hemos de tomar:
1. Decidir los campos que vamos a necesitar:
Antes de hacer cualquier cosa en nuestro ordenador tenemos que saber qué campos va a tener nuestra base de datos. Por ejemplo, si es una base de datos de libros necesitaríamos crear los campos especiales para Autor, Título, Editorial, Categoría (o Materia), Año de Edición, Precio, Notas.
Si es una Base de Datos de los Empleados, necesitarías como mínimo los campos del Nombre y Apellido, Cargo, Dirección, Teléfono, y uno que otro más dependiendo de las necesidades de nuestra empresa.
2. El tipo de información para cada campo:
Una vez definidos los campos tenemos que saber qué tipo de datos tendría cada campo: los más utilizados son texto, número y fecha pero no son los únicos.
3. Diseñar la estructura:
Implica definir los campos y su nombre, el orden en que estos campos deben aparecer en nuestra tabla.
4. Establecer relaciones entre tablas:
Por ejemplo, si tenemos una tabla de libros que a su vez debe tener el campo de autores cuyos datos están en la tabla de autores, debes establecer una relación entre estas dos tablas. Este proceso se llama normalización.
5. Designar los campos como claves principales:
La clave principal es muy importante en el diseño de una base de datos que no debemos omitir en el proceso de la creación de una base de datos.
6. Procedemos a diseñar la base de datos en un ordenador.
En esta etapa nos queda por decidir qué tabla debe ser la que primero diseñamos.
Para mas información visite el centro de ayuda de Office de Microsoft.
No hay comentarios:
Publicar un comentario